Modern iş iletişiminde e-postanın büyük bir öneme sahip olduğu yadsınamaz. Her gün şirketlerden müşterilere ve tedarikçilere, çalışanlardan yöneticilerine ve bir iş arkadaşından diğerine milyonlarca e-posta gönderiliyor. Diğer iletişim yöntemleriyle karşılaştırıldığında e-postanın üstünlüğünün birkaç nedeni vardır.
aciliyet
Alıcı ister birkaç kapı ötede, ister binlerce mil uzakta olsun, e-posta neredeyse anında gönderilir ve alınır. Bu nedenle, e-posta kullanmak hem iç hem de dış iletişimi düzene sokar, önemli bilgileri iletmeyi ve yaymayı daha hızlı ve kolay hale getirir ve neredeyse gerçek zamanlı durum güncellemelerine izin verir. Buna karşılık, ilgili bilgilerin sürekli akışı, çalışanları ve yöneticileri daha verimli ve üretken hale getirerek ortaya çıkabilecek herhangi bir soruna hızlı yanıt verilmesini sağlar.
Kayıt tutma
E-posta mesajları, kasıtlı olarak silinmedikçe kullanıcının gelen kutusunda kalır ve hem bağımsız e-posta yazılımı hem de web posta hizmetleri, bir arama işlevi ve belirli bir mesajın izlenmesini yalnızca birkaç saniye alan filtreler sunar. Bu, çekmecede saklanan basılı belgelerden çok daha verimli bir sanal kağıt izi oluşturarak, önemli bilgileri e-posta iletişiminden çıkarmayı son derece kolay hale getirir.
Düşük maliyetler
E-posta, bir işletmenin hem dahili hem de harici olarak iletişim kurmak için kullanabileceği en ucuz yollardan biridir. Küçük işletmeler Gmail, Yahoo veya Hotmail gibi sağlayıcılarla ücretsiz e-postaya kaydolabilir; daha büyük şirketler için bile, özel bir e-posta sunucusunu sürdürmenin genel maliyeti nispeten düşüktür. Maliyet farkı özellikle kitle iletişimi düşünüldüğünde dikkat çekicidir. Örneğin, bir dizi pazarlama broşürü veya mektubu basıp teslim etmenin maliyeti, bilgileri e-posta yoluyla göndermek için gerekenden çok daha fazladır.
Pazarlama
E-posta, şirketlerin ürünleri ve hizmetleri hakkındaki bilgileri hem mevcut müşterilere hem de potansiyel müşterilere verimli ve etkili bir şekilde yaymalarını sağlar. Örneğin, bir giyim şirketi, herkesin abone olabileceği bir e-posta listesi oluşturabilir, ardından listedeki herkese kataloğa yeni eklemelerin ayrıntılarını içeren haftalık e-postalar gönderebilir. Benzer şekilde, iş yazılımında uzmanlaşmış bir şirket, hizmetlerini yararlı bulup bulmadıklarını öğrenmek için diğer şirketlerle doğrudan e-posta yoluyla iletişime geçebilir.
