RingCentral, birçok sistem ve operasyonla donatılmıştır ve bu nedenle farklı transfer seçenekleri sunmaktadır. Soğuk, sizi bir numarayla yardım etmeye ihtiyaç duyan müşteriyi yönlendirmek için bir resepsiyonist gibi çalışabilirsiniz. Ayrıca, birden çok telefonun bağlı olduğu bir sistemde, santral tipi devrelerde arama aktarımına olanak sağlar. RingCentral'ın size sunduğu arama yönlendirme seçenekleri, müşterilerinizi doğru yönlendirmenize yardımcı olacak bir dizi farklı seçenek sunar.
RingCentral'da yapabileceğiniz farklı transfer türleri arasında, otomatik arama aktarımı, yolcuları yönlendirme seçeneği yer alır. Müşterilerinizi operatörlere yönlendirmek için bu seçenekleri kullanabilirsiniz. Ayrıca, resepsiyonistlerinizi önceden transfer etmek istediğiniz departmana veya kişiye yönlendirebilirsiniz.
Arama aktarımı nasıl gerçekleştireceğinizi öğrenmek için, RingCentral'ın size sağladığı masaüstü arama makinesini kullanmanız yeterlidir. Bu yazılım, çağrı aktarımlarınızı kolayca gerçekleştirmenize olanak tanır. Karşıdaki kişiye aktarım yapmadan önce, müşterinin aramayı beklemesini tercih ederseniz, dürüst olmanız ve müşteriye neden yönlendirme yapmanız gerektiğini açıklamanız önemlidir.
RingCentral'da bir aramayı aktarmak için, arama makinesinin ekranında veya telefonunuzun klavyesinde bulunan "aktar" veya "transfer" düğmesine basmanız gerekmektedir. Transfer düğmesine bastıktan sonra, hedef numarayı veya extension'ı seçin veya arama yapmak istiyorsanız doğrudan numarayı girin. Arama numarasını girdikten sonra, yavaşça geri adım atın ve ekranın doğru bilgileri gösterdiğinden emin olun. Yanlışlıkla bir aramayı aktarmak yerine, müşteriyi hedef numaraya göndermek istemiyorsanız, "iptal" veya "#" tuşlarına basabilirsiniz.
RingCentral, çağrı aktarım hizmetleri konusunda daima müşterilerine farklı seçenekler sunar. Çağrının gerçekleşeceği hedef konumu belirlerken dikkatli olmanız önemlidir. Müşterilerinizi sıcak bir şekilde karşılamak ve çözüm ortağınız olarak onlara yardımcı olmak için doğru bir çağrı yönlendirme sistemine ihtiyacınız vardır.
Arama Aktarma
Ringcentral'da bir aramayı aktarmanın birkaç farklı yolu vardır. Bir aramayı aktarabilmek için ihtiyaç duyacağınız bazı temel bilgiler vardır. Aktarım, arama yönetim sistemleri tarafından kullanılır ve müşterilerinizi başka bir hedefe yönlendirmenize olanak tanır.
Aktarımın birkaç farklı çeşidi vardır. İlki, doğrudan arama aktarımıdır. Bu, telefonunuzun tuş takımını kullanarak gerçekleştirilen basit bir aktarımdır. Arama sırasında başka bir kişiyi veya departmanı aramak isterseniz, hedef numarayı çevirerek aramayı doğrudan aktarabilirsiniz.
Bir başka arama aktarımı türü de "sıcak transfer" olarak adlandırılır. Bu, bir çağrı karşılama görevlisi veya sanal bir asistan gibi bir ara noktadan başka bir ara noktaya arama aktarımını ifade eder. Bu tür bir aktarım, müşteriye daha hoş bir deneyim sunmak ve daha hızlı bir yanıt sağlamak için kullanılır.
Bir başka arama aktarımı türü de "soğuk transfer" olarak adlandırılır. Bu, arama yönetim sistemine sahip olanlar için daha yaygın olan bir yöntemdir. Bu tip bir aktarımın, aramanın başından sonuna kadar otomatik olarak gerçekleştiğini göreceksiniz. Arama başladığında, yönetim sistemine belirli bir tuş kombinasyonu girerek aramayı tamamen başka bir yerdeki birimlere transfer edebilirsiniz.
Bir aramanın nasıl aktarılacağına gelince, türüne bağlı olarak farklı adımlar atmanız gerekebilir. Örneğin, doğrudan arama aktarımı için genellikle "+" veya "#" tuşuna basmanız ve ardından hedef numarayı aramanız gerekir. Sıcak aktarım için, genellikle arama sırasında hedef numarayı eklemek için bir düğmeye veya fonksiyona sahip olmanız gerekir. Soğuk aktarım için ise arama sırasında belirli bir tuş kombinasyonunu girerek aramayı bir sonraki arama noktasına yönlendirebilirsiniz.
Arama aktarımı yapmadan önce her zaman müşteriye danışmak ve onaylarını almak önemlidir. Müşteriye doğru bir şekilde yönlendirme yapmak için aramanın kime veya nereye aktarıldığını kontrol etmek her zaman çok önemlidir. Müşteri memnuniyetini sağlamak için doğru kişiye veya departmana yönlendirmek önemlidir.
Ringcentral'da arama aktarımını kullanarak müşterilerinize daha iyi hizmet verebilirsiniz. Arama aktarımı, çağrı merkezleri ve sanal asistanlar gibi müşteri hizmetlerini yönetmekle ilgilenen şirketler için değerli bir araçtır. Müşterilerinizi doğru kişiye veya departmana yönlendirerek daha hızlı ve daha etkili bir hizmet sağlayabilirsiniz.
Canlı resepsiyon hizmeti ve telefon yanıtlama servisleri
Telekomünikasyon sistemlerinin birçok çeşidi vardır ve LiveReception birçok müşteri ihtiyacını karşılayabilir.
Tüm aramalar operatörler veya canlı ajanlar tarafından yönetilir. İşte canlı resepsiyon hizmeti ve telefon yanıtlama servisleri hakkında daha fazla bilgi.
Canlı Resepsiyon Hizmeti
Canlı resepsiyon hizmeti, bir telefon çağrısı geldiğinde yanıtlanmasını sağlayabilen bir sistemdir. Genellikle bir resepsiyonist aramaları yanıtlamak ve yönlendirmek için kullanılır.
Müşteriler genellikle sıcak bir karşılama ve profesyonel bir hizmet isterler. Canlı resepsiyon hizmeti, müşterilere bu beklentileri karşılamak amacıyla önerilen bir seçenektir.
Telefon Yanıtlama Servisleri
Telefon yanıtlama servisleri, arayan kişilere karşılamak, aramaları yönlendirmek ve istenen departmana transfer etmek için telefona cevap verir. Bu servisler genellikle bir otomatik yanıtlayıcı veya çağrı merkezi yazılımı kullanarak çalışır.
Müşteriler genellikle aramaları bir canlı insan tarafından yanıtlanmasını ve ihtiyaçlarına hızlı bir şekilde yanıt verilmesini istedikleri için canlı resepsiyon hizmeti ve telefon yanıtlama servisleri arasında bir fark vardır.
Özetlemek gerekirse, canlı resepsiyon hizmeti genellikle müşteriye sıcak bir karşılama ve yönlendirme sağlar, telefon yanıtlama servisleri ise aramayı yanıtlamak, yönlendirmek ve transfer etmek için yazılım veya canlı operatörler kullanır.
Farklı türde arama aktarımları
RingCentral'ın çağrı yönetimi yazılımı, müşterilerinize daha iyi bir hizmet sunmanızı sağlar. Bu yazılımda, farklı türde arama aktarımları yapabilirsiniz. Peki bu ne demektir ve neleri içerir?
Neden bir aramayı aktarmak isteyebilirsiniz?
Reklamı yapılan müşteri hizmetleri numarasını arayan müşterilerin birçok farklı ihtiyacı olabilir. Onlardan birine ulaşıldığında, size tam olarak yardımcı olamayacak veya sorunu çözemeyecekse, bu durumda aramayı başka birine yönlendirmek isteyebilirsiniz.
Örneğin, bir müşteri hizmetleri görevlisi çoğu zaman gelen çağrıları karşılar ve müşterilere yardımcı olur. Ancak, bazı özel durumlarda, çağrıyı bir şirket yöneticisine veya başka bir departmana aktarmanız gerekebilir.
Farklı arama aktarım türleri nelerdir?
RingCentral, kullanıcıların farklı ihtiyaçlarına cevap verebilen ve çağrılarını farklı şekillerde yönlendirebilen çeşitli arama aktarım seçenekleri sunar. İşte bazı örnekler:
- Doğrudan aktarım: Bu, çağrıları birebir başka bir çalışana veya departmana yönlendirmenize olanak tanır. Bu tip arama aktarımı, çağrıyı doğrudan hedefe yönlendirmek istediğiniz durumlarda kullanılır.
- Konsol operatörü aktarımı: Bu, bir telefon operatörünün yaptığı tipik bir arama aktarım yöntemidir. Bir operatör, gelen aramaları alır ve müşteri ihtiyaçlarını karşılamak için ilgili kişiye yönlendirir.
- Otomatik yönlendirme: Otomatik yönlendirme, çağrıyı belirli bir hedefe yönlendirebilen bir sistemdir. Genel olarak, çeşitli seçenekleri içeren bir menü sunar ve çağrıyı müşterinin tercih ettiği seçeneğe yönlendirir.
- Daha sıcak veya daha soğuk transfer: Bu tür bir arama aktarımı, çağrıyı transfer edenin tarafını belirler. "Daha sıcak bir transfer"de, operatör, hedefe sıcak bir aktarma yapar, yani çağrının beklemesi gerekmez. "Daha soğuk bir transfer"de ise aktarılan kişi, çağrıyı yanıtlamadan önce bekletir.
Bu sadece birkaç örnek olup, farklı arama aktarım türleriyle müşterilerinize en iyi hizmeti sunabilirsiniz. Doğru aktarım türünü seçmek için, müşteri ihtiyaçlarını tanımlamak ve çağrıyı yönlendirmek için en uygun seçeneği belirlemek önemlidir.
RingCentral'ın sanal telekomünikasyon hizmetleri, çağrı aktarımına izin verirken, müşteri deneyimini en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olur. Size ihtiyaçlarınıza uygun çözümler sunar, müşterilerinizi doğru kişilere yönlendirmenize olanak sağlar ve belirli bir hedefe çağrıyı aktarmanın en kolay yolunu sağlar.
Yani, müşteri hizmetleriniz için en uygun arama aktarım türünü seçmek size kalmış. Müşterilerinize her zaman en iyi hizmeti sunmanız sağlayacak olan bu seçeneklerle zamanında ve doğru şekilde aramaları yönlendirebilirsiniz.
