Kolay gibi görünse de, aslında e-posta yoluyla bir iş toplantısı ayarlamak için sanat var. Toplantınıza öğle yemeğini dahil etmeyi planlıyorsanız, dikkate almanız gereken birkaç şey daha olacaktır. Buradaki temel fikir, fazla düşünmek ve değerli işlerinizi veya kişisel zamanınızı ayrıntılarla boşa harcamak değildir - ancak aynı zamanda diğer kişinin ihtiyaçlarını ve motivasyonlarını da göz önünde bulundurmak isteyeceksiniz.
Aşama 1
E-postanın konu satırına, e-postanın bir öğle yemeği daveti olduğunu belirten ilgili bir bilgi parçası yazın. Konu satırında veya iş iletişiminin herhangi bir yerinde can sıkıcı tamamen büyük harfler veya ifadeler kullanmayın. Bunun yerine amacınızı açık ve profesyonelce belirtin; örneğin, "Çarşamba öğle yemeği toplantısı?" yazabilirsiniz. Veya benzeri.
Adım 2
Samimi ve profesyonel bir selamlama ile başlayın. Bu iş kişisiyle bir adınız varsa, kişiye selamlamada "Sevgili Scott" veya yalnızca "Scott:" gibi adıyla hitap etmenizde bir sakınca yoktur. Kişiyi çok iyi tanımıyorsanız, soyadını ve "Bay"ı kullanın. veya "Bayan"
Aşama 3
Öğle yemeği randevusu için kişiyle tanışmak istediğinizi belirtin, ardından neden buluşmak istediğinizi söyleyin.
4. Adım
Kişinin programı hakkındaki bilginize bağlı olarak, tarih ve saat için birkaç seçenek sağlayın. Örneğin, restoranı Cuma günleri özel bir fırsat sunan bir restoran sahibiyle buluşuyorsanız, ondan Cuma günü buluşmasını istemeyin. Kişiye, uygun olduğunuz günleri ve saatleri söyleyin, aralarından seçim yapabileceği birkaç gün veya saat önerin. Ayrıca tarih ve saati diğer kişinin takdirine bırakabilirsiniz - ancak bunu yapmak, karşılıklı olarak uygun bir tarihe gerçekten karar vermek için daha fazla e-posta gönderilmesi anlamına gelebilir.
Adım 5
Yapacağınız toplantı türüne uygun olduğunu düşündüğünüz birkaç restoran önerin. Örneğin, kişinin işi hakkında tartışacak ciddi, samimi ayrıntılarınız varsa, tüm arkadaşlarının düzenli olarak toplandığı yerel barda buluşmayı önermek muhtemelen kötü bir fikirdir. Aynı şekilde birkaç tarih ve saat önerdiniz, diğer kişiye seçme şansı vermek için birkaç yer önerin.
6. Adım
Alıcıya sonraki adımlarını ve takibiniz hakkında bilmek isteyebileceği ayrıntıları bildirin. Programınızı ücretsiz tutabilmek için belirli bir zaman dilimi içinde yanıt vermeniz gerekiyorsa, bunu ona kibar bir şekilde söyleyin. E-postayı takip eden birkaç gün şehir dışında olacaksanız, döndüğünüzde kendisine geri döneceğinizi ona bildirin.
"Saygılarımızla" veya "Saygılarımızla" gibi samimi bir şekilde imzalayın. E-postalarınıza, iletişim bilgilerinizi sağlayan bir otomatik imza satırı eklenmemişse, e-postanın alt kısmında telefon numaranızı ve diğer önemli iletişim bilgilerinizi sağladığınızdan emin olun.
