Excel'in daha az bilinen özelliklerinden biri, uygulamanın Alt Toplam özelliğini kullanarak birden çok düzeyde otomatik olarak alt toplamlar oluşturma yeteneğidir. Örneğin, çalışma sayfanızda satış rakamlarını tutarsanız, her bölgedeki satışlar için alt toplamlar ve ayrıca eyalete ve hatta şehre göre ayrılmış iç içe alt toplamlar oluşturabilirsiniz. Çok düzeyli alt toplamları uygulamak için önce verilerinizi doğru gruplama düzeylerine yeniden düzenlemek için Excel'in gelişmiş sıralama işlevini kullanın.
Verilerinizi Seviyelere Göre Sıralayın
Aşama 1
Boş satırları veya sütunları kaldırarak verilerinizi sıralama için hazırlayın. Ayrıca, henüz yapmadıysanız, verilerinizin en üstünde bir başlık satırı oluşturun.
Adım 2
Veri içeren hücreleri seçin. Çalışma sayfasının yalnızca bir kısmına alt toplamlar uygulamak istiyorsanız, bunun yerine bu satırları seçin.
Aşama 3
"Ana Sayfa" sekmesini seçin, "Sırala ve Filtrele" komutunu tıklayın ve ardından "Özel Sıralama" seçeneğini seçin. Excel, Sırala iletişim kutusunu açar.
4. Adım
"Sıralama Ölçütü" açılır menüsünü tıklayın ve birinci düzey alt toplamlarınızı gruplamak için kullanmak istediğiniz sütunu seçin. Örneğin, verileriniz Bölge, Eyalet ve Şehir tarafından tanımlanan satış rakamlarını içeriyorsa, bölgesel satış rakamlarını birinci düzey ara toplamlarınız yapmak için "Bölge" sütununu seçin.
Adım 5
"Sonra Göre" açılır menüsünü tıklayın ve ikinci düzey ara toplamlarınız için kullanmak istediğiniz sütunu seçin. Yukarıdaki örnekte, bir bölge içindeki her durum için ikinci düzey bir ara toplam oluşturmak istiyorsanız, açılır listeden "durum"u seçin.
6. Adım
Örnekteki şehir düzeyindeki satış toplamları gibi oluşturmak istediğiniz ek alt toplam düzeyleri için önceki adımı tekrarlayın.
Verileri sıralamak ve iletişim kutusunu kapatmak için "Tamam"a tıklayın.
Çok Düzeyli Alt Toplamlar Oluşturun
Aşama 1
Veri içeren herhangi bir hücreyi seçin. Çalışma sayfasının yalnızca bir kısmına alt toplamlar uygulamak istiyorsanız, bunun yerine bu satırları seçin.
Adım 2
"Veri" sekmesini seçin ve ardından Anahat grubundaki "Alt Toplam" komutunu tıklayın. Excel, Ara Toplam iletişim kutusunu açar.
Aşama 3
"Her Değişiklikte" altındaki açılır menüyü tıklayın ve ardından birinci düzey alt toplamlarınız için kullanmak istediğiniz sütunu seçin. Birinci düzey sıralamanız için seçtiğiniz sütunu seçin. Daha önce kullanılan örnekte, bölgesel satışlara dayalı birinci düzey alt toplamlar oluşturmak için "Bölge"yi seçersiniz.
4. Adım
Hangi sütunun numaralarınızı içerdiğini belirtmek için "Ara Toplam Ekle" bölmesindeki bir veya daha fazla kutuyu işaretleyin. Örnekte, "Satış Tutarları"nın yanındaki kutuyu işaretleyebilirsiniz.
Adım 5
Birinci düzey alt toplamlarınızı oluşturmak için "Tamam"ı tıklayın.
6. Adım
İkinci düzey ara toplamınızı oluşturmaya başlamak için "Ara toplam" komutunu tekrar tıklayın.
7. Adım
"Her Değişiklikte" altındaki açılır menüyü tıklayın ve ardından ikinci düzey alt toplamlarınız için kullanmak istediğiniz sütunu seçin. Örnekte, "Devlet"i seçersiniz.
8. Adım
Daha önce işaretlediğiniz "Ara Toplam Ekle" bölmesindeki aynı kutuyu işaretleyin.
9. Adım
"Geçerli Ara Toplamları Değiştir"in yanındaki onay kutusunun işaretini kaldırın. Bu ayarın temizlenmesi, Excel'in önceki ara toplam düzeylerini korumasına ve yeni bir düzey oluşturmasına neden olur.
Size ikinci düzey alt toplamlar oluşturmak için "Tamam"ı tıklayın. Eklemek istediğiniz her ek alt toplam düzeyi için adımları tekrarlayın ve her seferinde "Mevcut Alt Toplamları Değiştir"in yanındaki onay işaretini kaldırın. Sekiz adede kadar alt toplam düzeyi oluşturabilirsiniz.
