Muhasebe yazılımı, muhasebe sürecinin çoğunu otomatikleştirmek için tasarlanmıştır. Amaç, muhasebeyi daha kolay, daha hızlı ve daha doğru hale getirmektir. Yazılım amacına hizmet ederken, muhasebe ihtiyaçlarınız için yalnızca teknolojiye güvenmenin dezavantajları vardır. Bu nedenle muhasebe temellerini ve muhasebe yazılımının nasıl kullanılacağını anlamak önemlidir.
Maliyet
Muhasebe yazılımını kullanırken, yazılımı ve diğer kullanıcılar ve bilgisayarlar için gerekli olan ek lisansları satın almalısınız. Bazı yazılımlar, ek özellikler için yükseltmeler veya güncellemeler satın almanızı gerektirir. Ayrıca bilgisayarınızın yazılımı çalıştırabileceğinden emin olmalısınız. Değilse, bilgisayarınızı da yükseltmeniz gerekir.
Bilgisayarlara Güvenmek
Bilgisayarınız çökerse veya verileriniz bir virüs tarafından bozulursa, sorun çözülene kadar muhasebe yazılımınızı kullanamazsınız. Bu aynı zamanda, bilgisayar yeniden çalışana kadar girilen verilere erişiminiz olmayacağı anlamına gelir. Verileriniz de bozulabilir, bu da dosyalarınızı yedeklemediğiniz sürece bilgileri yeniden girmeniz gerekeceği anlamına gelir. Ayrıca, bir elektrik kesintisi olursa, pille çalışan bir dizüstü bilgisayar kullanmadığınız sürece yazılımınız kullanılamaz.
dolandırıcılık
Muhasebe yazılımı verileri, dolandırıcılık ve zimmete para geçirme gibi sorunları önlemek için ekstra güvenlik seviyeleri gerektirir. Yazılım, kullanıcıların verileri değiştirmesini kolaylaştırarak dolandırıcılığın gerçekleştirilmesini kolaylaştırır. Sonuç olarak, iç denetçilerin herhangi bir veri yanlışlığını kontrol etmesi için artan bir ihtiyaç vardır. Kullanıcıların herhangi bir muhasebe yazılımının özellikleri üzerinde sahip oldukları kontrol miktarını sınırlamak için güvenlik önlemleri de alınmalıdır.
Ek Yazılım
Çoğu muhasebe yazılımı, raporları görüntülemek için ek yazılıma sahip olmanızı gerektirir. Örneğin, bazı programlar verileri PDF dosyası veya Excel elektronik tablosu olarak dışa aktarmanıza izin verir. Bu, muhasebe programı olmayan kullanıcıların verileri görüntülemesine olanak tanır. Ancak görüntüleme yazılımı kullanıcı için ek bir masraf oluşturabilir.
İnsan hatası
Sayıları yanlış yazmak kolay olsa da, bir sayıyı yanlış yazmak daha da kolaydır. Muhasebe yazılımına çok hızlı veri girmek ciddi hatalara neden olabilir. Hesaplama yapan programla, sorunun nedenini izlemek daha zor olabilir. Elektronik tablolar, dijital defterler veya yazılı defterler, takibi daha basit ve hızlı hale getirir.
Eğitim
Muhasebe yazılımı, nasıl kullanılacağını öğrenmek için zaman ayırmanızı gerektirir. Deneyimli bir muhasebeci olsanız da, muhasebe yazılımını etkin bir şekilde kullanmak için her düğmenin ve menü komutunun ne yaptığını öğrenmeniz gerekir. Bu öğrenme eğrisi maliyetli hatalara neden olabilir. Bazı durumlarda, belirli görevlerin nasıl gerçekleştirileceğini öğrenmek için ücretli eğitim gerekli olabilir. Teknoloji konusunda bilgili değilseniz, süreç daha da zor olabilir.
Zaman
Birçok muhasebeci, verileri muhasebe yazılımına girmenin, yazmaktan veya bir elektronik tabloya yazmaktan daha fazla zaman aldığını fark eder. Adım adım ekranlar nedeniyle, özellikle yazılımı sık kullanmayan veya programı kullanmaya yeni başlayanlar için süreç genellikle daha uzun sürer. Yazılım, temel verileri girmek için çok sayıda adım gerektiriyorsa, zaman gereksinimleri otomatik hesaplamaların yararlarından daha ağır basabilir.
