Gönderenin, mesajını aldığınızı onaylamak için bir yanıt göndermenizi istediği bir e-posta alabilirsiniz. Herkesin e-postalarını açtığınızda kendilerine otomatik olarak bir iade makbuzu gönderme seçeneği yoktur, bu nedenle acil veya zamana duyarlı bilgiler içeriyorsa, gelen kutunuza ulaşıp ulaşmadığını bilmeleri gerekir. Ayrıca, size belge veya diğer bilgileri göndermelerini talep ettiğinizde, insanlara mesajlarını aldığınızı bildirmek de nezakettir.
Aşama 1
Onayınızı en kısa sürede gönderin. E-postadaki bilgiler zamana duyarlı olmasa bile, iş dünyasında zamanında yanıt çok önemlidir.
Adım 2
Gerekirse e-postanın konu satırını düzenleyin. Örneğin, iletiye bir belge eklediğinizi veya yanıtınızda güncellenmiş bilgilerin yer aldığını belirtmeniz gerekebilir. Konu satırını düzenlemeniz gerekmiyorsa, "Yeniden:" alanı otomatik olarak doldurulacak ve alıcıya hangi e-postayı yanıtladığınızı bildirecektir.
Aşama 3
Mesajı aldığınızı ve bununla ilgili ne zaman harekete geçeceğinizi belirten tam bir cümle yazın. "Merhaba Steve, bu sabah e-postayı aldım. Öğleden sonra sizinle iletişime geçeceğim" demek daha profesyoneldir - bu, gönderenin ona geri dönmeye öncelik vereceğinizi bilmesini sağlar - sadece yazmak yerine, "Anladım, teşekkürler."
Alıcıyı ilgili gelişmeler hakkında güncelleyin. Burada aynı anda iki görevi gerçekleştirebilirsiniz: orijinal e-postayı onaylayın ve alıcıyı ilgili bilgilerle ilgili döngüde tutun. Halihazırda bu konuyla ilgili bir e-posta görüşmesi yapıyorken, "Bu arada, bana gönderdiğiniz sözleşmelerle ilgili toplantı 16:00'ya taşındı" diyen ikinci bir e-posta göndermenin bir anlamı yok.
