Etkili bir şekilde kullanılan e-posta, şirketler içinde iletişim için ucuz ve verimli bir yöntem olabilir. Ancak, e-postanın doğası gereği birçok şey yol boyunca ters gidebilir. Kapsamlı bir e-posta politikası, uygun e-posta kullanımının tanımlanmasına yardımcı olabilir, ancak bu adımı atmak bile verimsizliğe ve iletişim boşluklarına yer bırakır.
iletişimsizlik
Bir yazılı iletişim biçimi olarak e-posta, anlayışımızın çoğundan sorumlu olan çok önemli sözel olmayan ipuçlarıyla birlikte gelmez. Sonuç olarak, alaycılık, mizah ve güçlü duygu genellikle okuyucuya pek iyi gelmiyor. Bazen, okuyucunun bu niyetle yazılmamış bir şeye duygu atfetmesiyle, tam tersi şekilde çalışır. E-postaya aşina olmayanlar, bu öğelerin duygu taşıdığını fark etmeden, bir şeyi vurgulamak için tamamen büyük harflerle yazabilir veya aşırı noktalama işaretleri kullanabilir. Bu, çalışma ilişkilerine gereksiz yere zarar verebilecek yanlış iletişime yol açabilir.
Boşa zaman
E-posta, iş yerinde dikkat dağıtmak için bir fırsat sunar. Çalışanlar, ofis çevresinde kişisel notlar veya şakalar göndermek için iş e-postasını uygunsuz şekilde kullanabilir. E-posta işe uygun kalsa bile, dikkat dağıtıcı olabilir. Örneğin, bir proje üzerinde çalıştığınızı ve e-posta istemcinizin masaüstünüzde açık olduğunu varsayalım - gelen her e-postayı okursanız, bazılarına yanıt verirseniz - şimdi iki saat sürmüş olabilecek bir proje dört sürebilir. Günde bir veya iki kez e-postaları kontrol etmek daha verimli ve yeterli olsa da, birçoğu gelen kutularını sürekli kontrol etmezlerse önemli bir şeyi kaçırabileceklerini düşünüyor.
Bağlantı Kesme Sorunları
E-postanın bir yararı, ona İnternet bağlantısı olan hemen hemen her yerden kolayca erişebilmenizdir. Bazı şirketler için bu, çalışanların iş/yaşam dengesini tehdit eden ciddi bir dezavantaj da olabilir. Her zaman işe bağlı kalan çalışanlar, kendilerine zaman ayıranlardan daha çabuk tükenecektir. Aileleri veya arkadaşları ile kaliteli zaman geçiremeyebilirler ve sonuç olarak daha stresli ve daha az tatmin olmuş hissedebilirler.
Kalıcı Kayıt
Şirketlerde iletişim için e-posta kullananlar, yazışmaları medeni ve açık tutmaya özen göstermelidir. E-posta ile hızlı, öfkeli bir yanıtı silip atmak ve fazla düşünmeden göndermek kolaylaşıyor. Bu hızlı ve düşmanca tepki şimdi kayıtlara geçti; geri alamazsın. Çalışanlar veya işverenler bunu bir sonraki seviyeye taşır ve saldırgan veya uygunsuz bir şey söylerse, bu, işten atılma gerekçesi veya hatta mahkemede aleyhine delil olarak kullanılabilir. E-posta, insanlara yüz yüze veya telefonda söyleyemeyecekleri şeyleri söyleme cesareti vererek, bir geri çekilme katmanı ekler.
